eSocial e os riscos de manter hábitos considerados comuns na rotina do RH
Não houve mudança na legislação, mas com o eSocial o fisco ganha alcance suficiente para monitorar um maior número de empresas, porque todas as informações trabalhistas estarão no sistema e, portanto, podem ser facilmente analisadas. Esta fiscalização remota deve gerar preocupação às empresas, apesar de o Comitê Gestor do eSocial ter adiado, para 10 de outubro, a segunda fase do segundo grupo de empresas no sistema.
Este universo é composto por organizações com faturamento anual menor que R$ 78 milhões e a medida dá um pouco mais de fôlego para organizações e empresas contábeis se adaptarem ao sistema. O certo é que o eSocial vai acabar com hábitos considerados ‘normais’ no relacionamento entre empresas e trabalhadores.
Isto porque o sistema elimina o princípio da retroatividade, ou seja, qualquer informação sobre funcionários – contratação, aumento de salário, férias, licenças, etc. – deve ser inserida no sistema em tempo real, havendo pouco tempo para retificações, assim como ocorre com as notas fiscais eletrônicas.
Nesta fase de implantação do eSocial, as mudanças já têm demandado dedicação de empresas e organizações contábeis no entendimento do sistema, organização das informações e inserção dos dados na plataforma. Mas não apenas isso. Por ter de enviar as informações assim que são geradas, o eSocial revoluciona a cultura dos departamentos de RH.
Um exemplo clássico da mudança é o processo de admissão de novos empregados, lembra Alexandre Carvalho, diretor administrativo da AESCON-SP. “Antes, as empresas já colocavam a pessoa para trabalhar enquanto a papelada (envio de exame admissional, contrato de trabalho e registro em carteira) ficava pronta. Agora, o funcionário precisa ter tudo pronto, inclusive a inserção de dados no sistema, no máximo até o primeiro dia de trabalho”, explica. Sem isto, a empresa contábil – grande parceira das organizações na terceirização de serviços de RH – não terá tempo de colocar o novo funcionário na folha de pagamento do mês.
Há outros exemplos, mas, provavelmente, entre eles as férias de funcionárias imediatamente após a licença maternidade, um comportamento até considerado comum e benéfico para a trabalhadora que podia dedicar um pouco mais de tempo ao seu bebê. “A licença não permite emendar com férias. A trabalhadora precisa fazer um exame de retorno ao trabalho (por ter ficado ausente por mais de 30 dias) e, então, notificar que deseja tirar férias com 30 dias de antecedência”, diz Carvalho, lembrando que a funcionária terá de trabalhar durante este período.
As férias ainda podem gerar mais problemas, principalmente quando ela existe apenas no papel, ou seja, o funcionário as tira de fato. Caso aconteça algum acidente de trabalho, a empresa não vai conseguir gerar o Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT), já que o colaborador nem deveria estar trabalhando. Novamente, Carvalho lembra que não vai ser possível mexer nos dados já imputados no sistema.
Também é preciso ter atenção com a atualização dos dados funcionais do trabalhador e pagamento de horas extras. No primeiro caso, em ocasiões em que o colaborador é promovido, por exemplo, é preciso enviar as informações em tempo real e, caso a alteração envolva exames em razão da uma mudança de função com diferentes riscos à saúde, este também precisa estar no sistema. “E não se pode esquecer de atualizar a carteira de trabalho”, alerta.
Por fim, o pagamento de hora extra é um procedimento da folha de pagamento, mas Carvalho recomenda atenção porque é facilmente auditado. “O funcionário não pode extrapolar as duas horas extras diárias de trabalho, algo que passou a ser de fácil fiscalização”, afirma.
MULTAS E MAIS MULTAS
Não é preciso lembrar que procedimentos incompatíveis com a legislação trabalhista geram multa. A entrada do eSocial não alterou as leis que existiam e todas as penalidades impostas são as mesmas com que as empresas já estavam acostumadas. “O que mudou é que o eSocial dá maior controle das informações enviadas à Receita e ao Ministério do Trabalho”, explica Carvalho.
Segundo ele, o que tornava as práticas citadas tão comuns era, entre outros fatores, a falta de fiscalização do Ministério do Trabalho, que não dispõe de pessoal para realizar auditorias sem denúncia. Com o eSocial, o órgão do governo tem fácil acesso às informações e pode começar a aplicar as multas.
As penalidades dependem da empresa e de cada caso. Certo é que não respeitar as regras de duração do trabalho (horas extras, períodos de descanso, etc.), pode gerar multas que vão de R$ 40,25 a R$ 4.025,33, dobrando em caso de reincidência, oposição ou desacato.
A emenda de licença maternidade com férias sem o exame de retorno gera multa de R$ 670,89 até R$ 6.708,59. Os mesmos valores se enquadram para outros incidentes de segurança do trabalho, como deixar de usar EPI’s e não realizar exames periódicos dos colaboradores.
Falando em segurança do trabalho, deixar de emitir a CAT nos prazos legais, que em caso de morte é imediato e de acidente sem fatalidade até o dia útil seguinte, a multa é de R$ 954 a R$ 5.645,80 por acidente não informado, podendo dobrar ou triplicar em caso de reincidência, embaraço ou simulação.
O início de trabalho de funcionários antes da assinatura do contrato e da carteira gera multas menores, de R$ 800 para cada caso, assim como deixar de comunicar alterações de cargo e salário, é de R$ 600. Já não manter os exames médicos em dia, que está incluso nestes dois itens, leva a penalidades que vão de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, sendo determinadas pelo fiscal do trabalho.
Mas isso significa que as empresas vão se tornar reféns de seus erros? Não necessariamente. Carvalho explica que será possível fazer retificações em informações imputadas equivocadamente. “O procedimento só não é válido se descoberto durante uma fiscalização. Aí não tem jeito”, diz o diretor da AESCON-SP.
Ainda segundo ele, apesar de todo o trabalho que o eSocial está trazendo, a crença é que a ferramenta trará benefícios a longo prazo, aliando a automação trazida pela tecnologia com a mudança de cultura nas empresas. “Além disso outras 15 obrigações serão enviadas a partir de um canal único, conforme promessa do governo”, finaliza o líder empresarial.
Fonte: Revista do Sescon-SP
